soluções saudáveis para o seu dia-a-dia.

Como evitar os vícios de e-mail

02/10/12

Devido à sua praticidade e eficiência, o e-mail sem dúvida é um dos veículos de comunicação mais importantes dentro de qualquer área profissional hoje em dia. Analisando pelo lado do desenvolvimento profissional, o e-mail é uma ferramenta de trabalho que só trouxe benefícios para a sociedade em geral, mas por outro lado, uma pesquisa feita na universidade católica Louvain (Bélgica), diz que a quantidade excessiva de e-mails causa estresse nos trabalhadores e consequentemente afeta a produtividade da empresa. O brasileiro gasta em média três horas diárias para ler, organizar, classificar e então responder os e-mails. Parece simples, mas sem perceber o trabalhador se torna um viciado,  sem conseguir deixar de olhar a caixa de entrada por mais de 5 minutos.

O uso incorreto do e-mail é comum em todas as empresas: todo mundo se copia por copiar, volume de e-mail desnecessário, pessoas ansiosas mandam e-mails e ligam antes do mesmo chegar, outros o usam para tirar a sua responsabilidade, caixas postais lotadas e muitos outros erros. Com base nesses pontos, foi identificado que é necessário reduzir o tempo com que lidamos com o e-mail, e para isso existem algumas estratégias:

- Olhar a caixa de entrada a cada 2 horas: isso evita a ansiedade e estresse da chegada de uma nova mensagem. Se for realmente urgente ligarão para você;

- Escrever de forma objetiva: a maioria das pessoa não gostam de ler e-mails muito longos, repare que quanto maior for o e-mail, mais lenta será a resposta. E se for urgente, é melhor resolver pelo telefone para não estender muito o caso;

- Tentar manter a caixa de entrada com espaço em branco: essa é uma tática bastante eficaz para reduzir a quantidade de tarefas, o que ainda precisa ser resolvido é colocado como prioridade, e o que já foi resolvido é movido para outra pasta.

Esses são apenas alguns meios que os profissionais podem adotar para começar a aliviar o estresse da caixa de e-mail lotada em sua rotina de trabalho, mas nada melhor do que se antecipar a isso e procurar sempre resolver as urgências pessoalmente ou por telefone. É o que diferencia o profissional produtivo do improdutivo, saber gerenciar bem o seu tempo e resolver tudo da forma mais rápida e objetiva.

 

Fonte: RH Central

Maná Frutas – Saúde para a empresa

 

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+

Rua Aurélia, 1901 - Vila Romana / São Paulo - Fone: 11 2925 8350